Texas Heath Action
aviso de prácticas de privacidad

EN VIGOR A PARTIR DEL 1 DE MARZO DE 2023

Este Aviso de Prácticas de Privacidad (el “Aviso”) le informa sobre las maneras en que podemos usar y divulgar su información médica protegida (“información médica”) y sus derechos y nuestras obligaciones con respecto al uso y divulgación de su información médica. Este Aviso se aplica a Texas Health Action, incluidos sus proveedores y empleados (el “Consultorio”).

I. NUESTRAS OBLIGACIONES.

La ley nos obliga a ello:

• • • Mantener la privacidad de su información médica, en la medida exigida por las leyes estatales y federales;
    • Entregarle este Aviso en el que se explican nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica sobre usted;
    • Notificar a las personas afectadas tras una violación de información médica no segura en virtud de la legislación federal.
    • Siga los términos de la versión de este Aviso actualmente en vigor.
      
      

II. CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED.

Las siguientes categorías describen las diferentes razones por las que solemos utilizar y divulgar información médica. Estas categorías sólo pretenden ser descripciones generales y no una lista de todos los casos en los que podemos utilizar o divulgar su información médica. Por favor, comprenda que para estas categorías, la ley generalmente no nos exige obtener su autorización para poder utilizar o revelar su información médica.

A. Para tratamiento. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para proporcionarle tratamiento médico y servicios relacionados, incluyendo la coordinación y administración de su atención médica. Podemos revelar información médica sobre usted a médicos, enfermeras, otros proveedores de atención médica y personal que le preste o participe en la prestación de atención médica (tanto dentro como fuera del Consultorio). Por ejemplo, en caso de que su atención requiera la derivación o el tratamiento por parte de otro médico de una especialidad ajena al Consultorio, podremos facilitar a dicho médico sus datos médicos para ayudarle en su tratamiento.

B. Para el pago. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para facturarle y cobrarle a usted, a una compañía de seguros o a un tercero los servicios sanitarios que le prestemos. Esto también puede incluir la divulgación de información médica para obtener autorización previa de su plan de seguros para tratamientos y procedimientos. Por ejemplo, podemos enviar una reclamación de pago a su compañía de seguros, y esa reclamación puede tener un código que describa los servicios que se le han prestado. Sin embargo, si usted paga un artículo o servicio en su totalidad, de su bolsillo, y solicita que no divulguemos a su plan de salud la información médica relacionada únicamente con ese artículo o servicio, como se describe con más detalle en la Sección IV de este Aviso, seguiremos esa restricción de divulgación a menos que la ley exija lo contrario.

C. Para operaciones de atención sanitaria. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para nuestras operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para operar y administrar nuestra práctica y para promover la calidad de la atención. Por ejemplo, es posible que necesitemos utilizar o divulgar su información médica para evaluar la calidad de la atención que recibe o para llevar a cabo determinadas actividades de gestión de costes, gestión empresarial, administración o mejora de la calidad, o para facilitar información a nuestras compañías de seguros.

D. Garantía de calidad. Es posible que necesitemos utilizar o divulgar su información médica para nuestros procesos internos con el fin de evaluar y facilitar la prestación de una atención de calidad a nuestros pacientes.

E. Revisión de la utilización. Es posible que necesitemos utilizar o divulgar su información médica para llevar a cabo una revisión de los servicios que prestamos con el fin de evaluar si se recibe el nivel adecuado de servicios, en función de la afección y el diagnóstico.

F. Acreditación y revisión por pares. Es posible que necesitemos utilizar o divulgar su información médica para que podamos revisar las credenciales, calificaciones y acciones de nuestros proveedores de atención médica.

G. Alternativas de tratamiento. Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle o recomendarle posibles opciones o alternativas de tratamiento que consideremos puedan ser de su interés.

H. Recordatorios de citas y prestaciones y servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y divulgar información médica con el fin de ponernos en contacto con usted para recordarle sus citas y proporcionarle otra información. El contacto con el paciente puede realizarse por teléfono, correo postal, correo electrónico, SMS u otros medios que (potencialmente) podrían ser escuchados o leídos por terceros. Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle sobre prestaciones o servicios relacionados con la salud que consideremos puedan ser de su interés.

I. Asociados comerciales. Existen algunos servicios (como la facturación o los servicios jurídicos) que pueden prestarse a nuestro Consultorio o en su nombre a través de contratos con socios comerciales. Cuando se contratan estos servicios, podemos revelar su información médica a nuestro socio comercial para que pueda realizar el trabajo que le hemos pedido que haga. Sin embargo, para proteger su información médica, exigimos que el socio comercial salvaguarde adecuadamente su información.

J. Personas implicadas en su atención o en el pago de la misma. Podemos revelar información médica sobre usted a un amigo o familiar que participe en su atención médica, así como a alguien que ayude a pagar su atención, pero sólo lo haremos según lo permita la legislación estatal o federal (con la oportunidad de que usted acepte o se oponga cuando lo exija la ley), o de acuerdo con su autorización previa.

K. Por imperativo legal. Divulgaremos información médica sobre usted cuando así lo exijan las leyes o reglamentos federales, estatales o locales.

L. Para evitar una amenaza inminente para la salud o la seguridad. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a su salud o seguridad física, mental o emocional o a la seguridad física de otra persona. Dicha divulgación sólo se realizaría a personal médico o policial.

M. Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podemos utilizar y divulgar información médica a organizaciones que se ocupan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

N. Investigación. Podemos utilizar o divulgar sus datos médicos con fines de investigación en determinadas situaciones. La ley de Texas nos permite divulgar su información médica sin su autorización por escrito a personal calificado para investigación, pero el personal no puede identificar directa o indirectamente a un paciente en ningún informe de la investigación ni divulgar su identidad de ninguna otra manera. Además, se utilizará un proceso de aprobación especial para fines de investigación, cuando así lo exija la legislación estatal o federal. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su información a una Junta de Revisión Institucional u otra junta de privacidad autorizada para obtener una exención de autorización en virtud de la HIPAA. Además, podemos utilizar o divulgar su información médica con fines de investigación si se ha obtenido su autorización cuando así lo exija la ley, o si la información que proporcionamos a los investigadores está “desidentificada”.

O. Militares y veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted según lo requieran las autoridades militares competentes.

P. Indemnización laboral. Podemos divulgar información médica sobre usted para su programa de compensación laboral o similar. Estos programas proporcionan prestaciones por lesiones relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, si usted tiene lesiones que resultaron de su empleo, el seguro de compensación de trabajadores o un programa estatal de compensación de trabajadores puede ser responsable del pago de su atención, en cuyo caso podríamos estar obligados a proporcionar información a la aseguradora o programa.

Q. Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar información médica sobre usted a las autoridades de salud pública para actividades de salud pública. Por regla general, la ley nos obliga a divulgar ciertos tipos de información a las autoridades de salud pública, como el Departamento Estatal de Servicios de Salud de Texas. Los tipos de información generalmente incluyen la información utilizada:

Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades (incluida la notificación de una enfermedad o lesión concreta).

• Informar de nacimientos y defunciones.
• Informar de sospechas de maltrato o abandono infantil.
• Para notificar reacciones a medicamentos o problemas con dispositivos y suministros médicos.
• Notificar a los ciudadanos la retirada de productos que puedan estar utilizando.
• Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o pueda correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
• Para notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley.
• Facilitar información sobre determinados productos sanitarios.
• Ayudar en investigaciones, vigilancia o intervenciones de salud pública.

R. Actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar información médica a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones y procedimientos civiles, administrativos o penales, inspecciones, concesión de licencias y medidas disciplinarias, y otras actividades necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención sanitaria, determinados programas de prestaciones gubernamentales, determinadas entidades sujetas a normativas gubernamentales relacionadas con la información sanitaria y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

S. Asuntos legales. Si está implicado en un pleito o litigio, podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal. Además de los pleitos, puede haber otros procedimientos legales para los que se nos exija o autorice el uso o divulgación de su información médica, como investigaciones de proveedores de atención sanitaria, audiencias de competencia de personas o reclamaciones sobre el pago de honorarios por servicios médicos.

T. Cumplimiento de la ley, seguridad nacional y actividades de inteligencia. En circunstancias limitadas, podemos divulgar su información médica si así nos lo solicitan funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, o si la ley nos obliga a hacerlo para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a su salud o seguridad física, mental o emocional, o a la seguridad física de otra persona. Podemos revelar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Por ejemplo:

• En respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, emplazamiento o proceso similar;
• Identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
• Sobre la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias, la víctima no puede dar su consentimiento;
• Sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta criminal
• Sobre la conducta delictiva en el Consultorio; y
• En circunstancias de emergencia, para informar de un delito o del lugar donde se ha cometido.

U. Médicos forenses y directores de funerarias. Podemos revelar su información médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de su muerte. También podemos revelar información médica sobre nuestros pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para el desempeño de sus funciones.

V. Reclusos. Si está usted preso en una institución penitenciaria o bajo custodia de un agente de la autoridad, podemos revelar información médica sobre usted al personal sanitario de una institución penitenciaria en la medida en que sea necesario para que la institución le proporcione tratamiento sanitario.

W. Comercialización de servicios sanitarios relacionados. Podemos utilizar o divulgar sus datos médicos para enviarle comunicaciones sobre tratamientos u operaciones sanitarias relativas a alternativas de tratamiento u otros productos o servicios relacionados con la salud. Podemos proporcionarle dichas comunicaciones en casos en los que recibamos remuneración económica de un tercero a cambio de realizar la comunicación sólo con su autorización específica, a menos que la comunicación: (i) se realice cara a cara por el Consultorio con usted, (ii) consista en un regalo promocional de valor nominal proporcionado por el Consultorio, o (iii) esté permitida por la ley de otro modo. Si la comunicación comercial implica una remuneración económica y se requiere una autorización, la autorización debe indicar que se trata de dicha remuneración. Además, si utilizamos o revelamos información para enviar una comunicación de marketing escrita (tal y como se define en la legislación de Texas) por correo, la comunicación deberá enviarse en un sobre que muestre únicamente el nombre y las direcciones del remitente y del destinatario y deberá (i) indicar el nombre y el número de teléfono gratuito de la entidad que envía la comunicación de marketing; y (ii) explicar el derecho del destinatario a que se elimine su nombre de la lista de correo del remitente.

X. Recaudación de fondos. Podemos utilizar o divulgar ciertas cantidades limitadas de su información médica para enviarle material de recaudación de fondos. Usted tiene derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos. Todos los materiales de recaudación de fondos que se le envíen contendrán instrucciones claras y visibles sobre cómo puede optar por no recibir dichas comunicaciones en el futuro.

Y. Divulgación electrónica de información médica. Conforme a la legislación de Texas, estamos obligados a notificarle si su información médica está sujeta a divulgación electrónica. Este Aviso sirve como notificación general de que podemos divulgar su información médica electrónicamente para tratamiento, pago u operaciones de atención médica o según lo autorice o exija la ley estatal o federal.

III. OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA

A. Autorizaciones. Hay ocasiones en las que podemos necesitar o desear utilizar o divulgar su información médica por motivos distintos de los indicados anteriormente, pero para ello necesitaremos su autorización previa. Salvo en los casos expresamente previstos en el presente documento, cualquier otro uso o divulgación de su información médica requerirá su autorización específica por escrito.

B. Notas de psicoterapia, comercialización y venta de información médica. La mayoría de los usos y divulgaciones de “notas de psicoterapia”, usos y divulgaciones de información médica con fines de marketing y divulgaciones que constituyen una “venta de información médica” en virtud de la HIPAA requieren su autorización.

C. Derecho a revocar la autorización. Si nos autoriza por escrito a utilizar o divulgar sus datos médicos para otros fines, podrá revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca su autorización, dejaremos de utilizar o divulgar su información médica por los motivos contemplados en su autorización escrita. Usted entiende que no podemos retirar ningún uso o divulgación que ya hayamos hecho basándonos en su autorización, y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le hemos prestado.

IV. SUS DERECHOS EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED

Las leyes federales y estatales le otorgan ciertos derechos en relación con la información médica que tenemos sobre usted. A continuación se ofrece un resumen de esos derechos.

A. Derecho a inspeccionar y copiar. En la mayoría de las circunstancias, usted tiene derecho a inspeccionar y/o copiar su información médica que tenemos en nuestro poder, que generalmente incluye sus registros médicos y de facturación. Para inspeccionar o copiar su información médica, debe enviar su solicitud por escrito al Funcionario HIPAA del Consultorio a la dirección que figura en la Sección VI a continuación.

Si solicita una copia de su información, podemos cobrarle una tarifa por los costes de copia, envío o determinados suministros relacionados con su solicitud. La tarifa que podemos cobrar será la cantidad permitida por la ley estatal.

Si su información médica solicitada se mantiene en un formato electrónico (por ejemplo, como parte de un registro médico electrónico, un registro de facturación electrónico u otro grupo de registros mantenidos por la Práctica que se utiliza para tomar decisiones sobre usted) y usted solicita una copia electrónica de esta información, entonces le proporcionaremos la información médica solicitada en la forma electrónica y el formato solicitado, si es fácilmente producible en esa forma y formato. Si no se puede obtener fácilmente en la forma y el formato electrónicos solicitados, le proporcionaremos acceso en una forma y un formato electrónicos legibles, según lo acordado entre el consultorio y usted.

En determinadas circunstancias muy limitadas permitidas por la ley, podemos denegar su solicitud de revisar o copiar su información médica. Le comunicaremos dicha denegación por escrito. Si se le deniega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional sanitario colegiado elegido por el Consultorio revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la misma que denegó su solicitud. Acataremos el resultado de la revisión.

B. Derecho de rectificación. Si cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras el consultorio conserve la información. Para solicitar una modificación, debe hacerlo por escrito y enviarla al responsable de la HIPAA a la dirección indicada en el apartado VI. En su solicitud, debe indicar el motivo por el que desea esta modificación. Si aceptamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito.

Podremos denegar su solicitud de modificación si no la presenta por escrito o no incluye un motivo que la justifique. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que (i) no fue creada por nosotros (a menos que proporcione una base razonable para afirmar que la persona u organización que creó la información ya no está disponible para actuar sobre la modificación solicitada), (ii) no forma parte de la información conservada por la Práctica, (iii) no forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar, o (iv) es precisa y completa. Si denegamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito.

C. Derecho a un informe de divulgaciones. Tiene derecho a solicitar una “relación de divulgaciones” de su información médica. Se trata de una lista de las divulgaciones de sus datos médicos que hayamos efectuado hasta seis años antes de la fecha de su solicitud, pero no incluye las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones sanitarias (descritas en las Secciones II A, B y C de la presente Notificación) ni las divulgaciones efectuadas en virtud de su autorización específica (descritas en la Sección III de la presente Notificación), ni algunas otras divulgaciones.

Si realizamos divulgaciones a través de un sistema de historias clínicas electrónicas (EHR, por sus siglas en inglés), usted puede tener un derecho adicional a un informe de divulgaciones para Tratamiento, Pago y Operaciones de Atención Médica. Por favor, póngase en contacto con el Oficial de HIPAA de la Práctica en la dirección indicada en la Sección VI a continuación para obtener más información acerca de si hemos implementado un EHR y la fecha de vigencia, en su caso, de cualquier derecho adicional a una contabilidad de las divulgaciones realizadas a través de un EHR para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.

Para solicitar una lista de contabilidad, debe presentar su solicitud por escrito al Responsable de HIPAA del Consultorio en la dirección indicada en la Sección VI siguiente.

Su solicitud debe indicar un período de tiempo, que no podrá ser superior a seis años (o superior a tres años para las divulgaciones de tratamientos, pagos y actividades sanitarias realizadas a través de una HCE, si procede) y no podrá incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. En su solicitud deberá indicar en qué formato desea la lista (por ejemplo, en papel o en formato electrónico). La primera lista que solicite en un período de doce meses será gratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarle una tarifa razonable por los costes de suministro de la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurra en gasto alguno.

D. Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que utilicemos o divulguemos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de atención sanitaria. También tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que divulguemos sobre usted a alguien que participe en su atención o en el pago de la misma, como un familiar o amigo.

Salvo en los casos descritos específicamente en este Aviso, no estamos obligados a aceptar su solicitud de restricción o limitación. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionar tratamiento de emergencia. Además, hay determinadas situaciones en las que no podremos acceder a su solicitud, como cuando la ley nos obliga a utilizar o divulgar su información médica. Para solicitar restricciones, debe dirigir su solicitud por escrito al responsable de la HIPAA del consultorio, a la dirección indicada en la sección VI de este aviso. En su solicitud, debe indicarnos específicamente qué información desea limitar, si desea que limitemos nuestro uso, divulgación o ambos, y a quién desea que se apliquen los límites.

Como se ha indicado anteriormente, en la mayoría de los casos no tenemos que acceder a su solicitud de restricciones a las divulgaciones que de otro modo estarían permitidas. Sin embargo, si usted paga u otra persona (que no sea un plan de salud) paga en su nombre un artículo o servicio en su totalidad, de su bolsillo, y usted solicita que no divulguemos la información médica relacionada únicamente con ese artículo o servicio a un plan de salud para fines de pago u operaciones de atención médica, entonces estaremos obligados a acatar esa solicitud de restricción a menos que la divulgación sea requerida por la ley. Debe tener en cuenta que dichas restricciones pueden tener consecuencias imprevistas, sobre todo si otros proveedores necesitan conocer esa información (como una farmacia que surte una receta). Será su obligación notificar esta restricción a cualquier otro proveedor. Además, una restricción de este tipo puede influir en la decisión de su plan de salud de pagar la atención relacionada que usted no quiera pagar de su bolsillo (y que no estaría sujeta a la restricción).

E. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede solicitar que sólo nos pongamos en contacto con usted en su domicilio y no en el trabajo o, a la inversa, sólo en el trabajo y no en su domicilio. Para solicitar este tipo de comunicaciones confidenciales, debe hacerlo por escrito a la consulta.

No le preguntaremos el motivo de su solicitud y haremos todo lo posible por atender todas las solicitudes razonables, pero hay algunas solicitudes que no podremos atender. Su solicitud debe especificar cómo y dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

F. Derecho a una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Puede solicitarnos que le entreguemos una copia de este Aviso en cualquier momento. Para obtener una copia de este Aviso, debe hacer su solicitud por escrito al Funcionario de HIPAA de la Práctica en la dirección establecida en la Sección VI a continuación.

G. Derecho a notificación de infracción. En determinados casos, podemos estar obligados a notificarle a usted (y potencialmente a otras partes) si tenemos conocimiento de que su información médica ha sido divulgada indebidamente o ha sido objeto de una “infracción”, tal y como se define y/o exige en la HIPAA y en la legislación estatal aplicable.

V. MODIFICACIONES DEL PRESENTE AVISO

Nos reservamos el derecho a modificar este Aviso en cualquier momento, junto con nuestras políticas y prácticas de privacidad. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos en nuestra oficina una copia del aviso actual, junto con un anuncio de que se han realizado cambios, según corresponda. Cuando se hayan realizado cambios en el Aviso, podrá obtener una copia revisada enviando una carta al Responsable de HIPAA del Consultorio a la dirección indicada en la Sección VI a continuación o solicitando una copia actualizada del Aviso a la recepcionista del consultorio.

VI. QUEJAS.

Si considera que se han vulnerado sus derechos a la intimidad descritos en el presente Aviso, puede presentar una reclamación ante el Consultorio en la siguiente dirección, correo electrónico o número de teléfono:

Texas Health Action
Attn: HIPAA Officer
compliance@texashealthaction.org
101 West Koenig LN, Ste. 300, Austin TX 78751

833-937-5463

Para presentar una queja, puede llamar por teléfono o enviar una carta escrita. El consultorio no tomará represalias contra ninguna persona que presente una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

Además, si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con el Responsable de HIPAA del Consultorio en la dirección o el número de teléfono indicados anteriormente.